Transbook CRM je modularna spletna rešitev za organizacijo prevoza v cestnem, zračnem in pomorskem prometu.
Glavne značilnosti
- Omogoča upravljanje obstoječih in potencialnih strank ter ponuja
transparenten vpogled v vse aktivnosti, od povpraševanja po prevozu
blaga, realizacije do fakturiranja. - Za uporabnike je nepogrešljivo orodje za upravljanje dogodkov,
kontaktov, prodaje, dobičkonosnosti posla ter za popolni nadzor nad
produktivnostjo organizatorjev prevoza. - Jedrna komponenta je Customer Relationship Managament
CRM-komponenta, s katero upravljamo obstoječe in potencialne stranke.
Okoli te komponente je implementirana osnovna funkcionalnost aplikacije:
organizacija prevoza v cestnem, zračnem in pomorskem prometu. Pri
organizaciji prevoza aplikacija ponuja transparenten pogled v vse korake
od začetnega povpraševanja, načrtovanja, realizacije do končnega
fakturiranja; aplikacija omogoča določanje toka dela, s čimer upravljamo
delovni proces izvajalcev organizacije prevoza, torej disponentov. - S pripomočki (ti.gadgeti), pa lahko spremljamo različne kazalnike,
med drugim dodano vrednost posla in produktivnost disponenta. Uporabniki
so organizatorji prevoza blaga disponenti, ki želijo imeti na enem
mestu zbrano vso komunikacijo s stranko in vso dokumentacijo, potrebno
za izvedbo prevoza blaga.
Večopravilna aplikacija za zmanjšanje uporabe drugih aplikacij
Na željo uporabnika je aplikacija nameščena v oblaku ali lokalno pri uporabniku.
Poleg osnovne funkcionalnosti organizacije prevoza nadomešča tudi uporabo standardnih orodij. V rešitvi je možno prejemanje kot tudi pošiljanje elektronske pošte pri komunikaciji s stranko kot tudi s podizvajalci procesa.
- S tem se zmanjšuje uporaba privzetega odjemalca elektronske pošte.
- Pri organizaciji prevoza so že od nekdaj v uporabi papirnate pozicijske mape, ki združujejo vso potrebno papirnato
dokumentacijo. Rešitev slednjo nadomesti z elektronsko pozicijsko mapo, ki na enem mestu združi dokumente v elektronski obliki. - Z različnimi pregledovalniki in seznami pa lahko aplikacija menja tudi uporabo preglednic v Excelu.
Integracija aplikacije z zunanjimi sistemi je rešena z različnimi programskimi vmesniki API (tako imenovane splete storitve), tako da je aplikacija povezljiva s preostalimi hišnimi rešitvami, kot so TLM (Trinet Logistični Management) za potrebe fakturiranja, izvedbe carinskih postopkov, drugih tovornih listov (na primer letalski tovorni list AWB), ali pa s spletno aplikacijo Transbook Docs za ustvarjanje tovornih listin.
Možna je tudi povezava s sistemom uporabnika (na primer ERP, VMS, TMS), če se pokaže potreba.
Modul CRM za obvladovanje komunikacije s strankami
Aplikacija je zasnovana modularno z osnovnim modulom CRM. Osnovni objekti modula so aktivnosti (e-pošta, telefonski klic, SMS …), primeri (povpraševanje, pošiljka, faktura, carinska deklaracija, …) in povezani primeri, ki povezujejo pošiljke v pozicijsko mapo ali prevozni nalog.
Aktivnost elektronska pošta se lahko poveže z več pošiljkami, na povpraševanje pa je lahko vezanih več aktivnosti. V CMR-jevskem delu aplikacije upravljamo stranke tako, da so vse aktivnosti, primeri in povezani primeri vidni na enem mestu.
Čakalna vrsta kot sprožilec delovnega procesa
Organizacija prevoza se začne s spremljanjem pripomočka čakalne vrste, ki je po funkciji poštni odjemalec, saj je vezan na splošni ali namenski poslovni e-poštni naslov.
Uporabnik ima lahko več čakalnih vrst glede na svoje potrebe ali organizacijo dela (če ima na primer posebej e-poštni naslov za cestne, zračne ali pomorske prevoze).
Čakalna vista pa ni vezana samo na eno vrsto aktivnosti, saj lahko z integracijo internetne telefonije ali mobilne naprave vsebuje telefonske klice ali SMS sporočila.
Delo disponenta se začne s prihodom aktivnosti v čakalno vrsto.
Disponenti preverjajo to čakalno vrsto in tako s posamezno aktivnostjo zabeležijo povpraševanje po prevozu ali začnejo novo organizacijo prevoza ali pa to vežejo na že obstoječe povpraševanje ali obstoječi organizirani prevoz.
Implementirano pa je tudi avtomatsko povezovanje aktivnosti na primere takrat, ko vsa komunikacija poteka prek te aplikacije. Razvit je tudi vtičnik za Outlook, s katerim lahko elektronsko pošto, ki je prispela na osebni račun disponenta, vstavimo v čakalno visto.
Povpraševanje po prevozu in dogovarjanje za izvedbo prevoza
Disponent ustvari primer povpraševanja na podlagi vhodne aktivnosti z vpisom (po meri) določenega nabora podatkov pošiljke, ki je predmet prevoza. Na kreiranem primeru ima možnost komunikacije s stranko z odgovarjanjem na prejeto povpraševanje.
Dogovarjanje za izvedbo prevoza je podprto z neformalnimi ali formalnimi ponudbami. Neformalna ponudba je elektronska pošta s pred-nastavljenim besedilom v različnih jezikih, ki vsebuje nabor vpisanih podatkov pošiljke.
Odgovor stranke se avtomatsko poveže s primerom povpraševanja.
Na zahtevo stranke se lahko pošije tudi formalna ponudba, za to pa je potreben formalni vpis postavk (artikel in cena) ponudbe. Pošiljanje formalne ponudbe poteka tudi po elektronski pošti, vsebuje pa tudi izpis formalne ponudbe.
Ko se disponent dogovori ali ne dogovori za prevoz, ustrezno spremeni tudi status povpraševanja.
Ob ne-dogovoru pa se zapise tudi razlog. Potrjena ponudba pa je podlaga za izvedbo prevoza blaga.
Pošiljka kot osnovni element prevoza blaga
Pošiljka je osnovni element prevoza blaga. Vsebuje vse potrebne podatke za izvedbo prevoza. Pošiljko lahko
ustvarimo samostojno ali na podlagi potrjene ponudbe iz povpraševanja.
Iz enega povpraševanja lahko kreiramo eno ali več pošiljk.
V tem primeru se tudi podeduje vsa komunikacija s stranko, tako da ima disponent v vsakem koraku na voljo vso dotedanjo komunikacijo s stranko. Pošiljke pa so v CMR-jevski organizaciji aplikacije elementi povezanih primerov.
Prevozni nalog kot tudi pozicijska mapa sta primera povezanih pošiljk.
Disponent na pošiljki načrtuje prevoz blaga tako, da posamezno pot, ki je sestavljena iz nakladalnega in razkladalnega mesta, veže na novi prevozni nalog ali na že obstoječega.
Za posamezno pot pa ima možnost tudi kreiranja spremnih tovornih listin, kot je to CMR-dokument (v papirni ali elektronski obliki – e-CMR). Pošiljka omogoča vpis več kot ene poti blaga pošiljke, z vnosov več mest naklada ali razklada, kot tudi distribucijskih centrov. Iz pošiljke pa lahko za namene obračuna prevoza blaga kreira pozicijsko mapo ali pa pošiljko veze na že obstoječo pozicijsko mapo.
Obračun stroškov, povezanih s pošiljko, se lahko zabeleži že na pošiljki sami.
Status pošiljke se z njeno vezavo na prevozni nalog ali izvedbo prevoznega naloga spreminja avtomatsko.
Prevozni oz. nakladalni nalog za prevoznika pošiljke
Pošiljko oziroma njeno pot povezujemo na prevozni nalog. Ta vsebuje poti iz različnih pošiljk blaga, ki jih združujemo za namene skupnega prevoza od nakladalnega do razkladalnega mesta. Na prevoznem nalogu vpišemo potrebne podatke za izvedbo prevoza.
Disponent ima na voljo splošni izpis prevoznega naloga ali izpis po meri. Zahteva po prevozu se po elektronski posti posreduje podizvajalcu prevozniku, skupaj s pogoji izvedbe prevoza, kot je cena. Na zahtevo uporabnika se lahko aplikacija poveze s sistemom TMS prevoznika, tako da se podatki o zahtevanem prevozu lahko posredujejo v drugi formalni obliki za potrebe avtomatizacije procesa. Na prevoznem nalogu imamo možnost beleženja stroškov, ki jih z vpisom lahko porazdelimo po vseh povezanih pošiljkah.
Pozicijska mapa za obračun prevoza blaga, povezovanje na zbirnik
Obračun prevoza se beleži na pozicijski mapi, na katero vežemo pošiljke prevozov. Na mapi zabeležimo vse obračunske postavke, tako da vpišemo vse hodne stroške in zneske, ki jih bomo zaračunali stranki pozicijske mape.
Pozicijska mapa je povezana/integrirana z namizno rešitvijo TLM. Integracija s programskimi vmesniki tako omogoča nadaljnje fakturiranje ali izdelavo drugih dokumentov, ki jih podpira TLM rešitev (carinske deklaracije, tovorni listi).
Pri izvajanju carinskih postopkov z zunanjim podizvajalcem (špediterjem) pa aplikacija po elektronski pošti omogoča pošiljanje vezanih dokumentov.
Na posamezni pozicijski mapi je mogoče kreiranje več faktur. Pozicijske mape pa lahko za namene zbirnega prevoza družimo na zbirnik.
Stroške lahko beležimo na ravni pošiljke, prevoznega naloga, pozicijske mape ali zbirnika.
Vpisani strošek lahko zabeležimo kot predvidenega in ga ustrezno ažuriramo po prejetju vhodne fakture.
Organizacija dela v podjetju in pripomočki za analizo
Delotok po meri je prilagodljiv delovnemu procesu v podjetju. Z njim in ustreznimi pravicami lahko definiramo različne uporabnike aplikacije. To so lahko disponenti po tipu prevoza, regiji prevoza, kot tudi upravitelji (menedžerji) za nadzor posameznega ali več področij poslovanja. Razviti so pripomočki za spremljanje izvedbe prevoza od pregleda povpraševanj,
dela posameznega disponenta do analize poslovanja in drugih, tako da imajo upravitelji (menedžerji) delovnega procesa vpogled v poslovanje na enem mestu.
Zakaj izbrati Transbook CRM
Aplikacija omogoča enotno komunikacijo z udeleženci organizacije prevoza.
S tokom dela in nastavljivimi pravicami pri posameznih operacijah aplikacije lahko učinkovito organiziramo delo.
S pripomočki pa lahko transparentno in učinkovito spremljamo in nadziramo izvedbo prevoza.
