1.) Programske nastavitve

2.) Samodejno pošiljanje obvestila
IE599

3.) Ročno pošiljanje obvestila IE599

Nastavitve za avtomatsko obveščanje bodo veljale za vse
nove AES deklaracije tako v rednih kot tudi poenostavljenih
postopkih. Z uporabo ročnega pošiljanja obvestila IE599 je
možno tudi pošiljanje obvestila za že zaključene deklaracije.

1.) Programske
nastavitve

Za vključitev avtomatskega obveščanja
je potrebno nastaviti obliko in vsebino obvestila. Odprite modul AES,
nato uporabite ukaz AES / Programske
nastavitve in izberite zavihek Obveščanje:

Opis posameznih polj:

• Pošiljatelj: vpiše
  se podatke o pošiljatelju obvestila. Na voljo sta dve
  možnosti:

  
  

  – e-naslov osebe, ki
  je izdelala AES: za
  pošiljateljev naslov se uporabi naslov osebe, ki je izdelala
  AES deklaracijo (tj. naslov osebe, ki je vpisana v polju 54). V tem
  primeru je potrebno v šifrantu oseb vsem osebam, ki
  izdelujejo AES deklaracije vpisati naslov elektronske pošte.
  Primer: pošiljatelj obvestila bo janez@podjetje.si,
  marko@podjetje.si, itd

  
  

  – vpisani e-naslov:
  pri pošiljanju obvestil se vedno uporabi vpisani e-naslov, ne
  glede na osebo, ki je izdelala AES deklaracijo. Primer: pošiljatelj
  obvestila bo vedno info@podjetje.si

  
  

• Zadeva:
  vpiše se naslov obvestila

  
  

• Vsebina: vpiše se
  vsebina obvestila

  
  

• Pripete datoteke: izbrati
  je potrebno priloge, ki jih bo program priložil obvestilu. Poleg
  obveznega sporočila IE599 se lahko izbere tudi izpis (običajno List
  3). Izbrani izpis se bo obvestilu priložil v pdf obliki. Sporočilo
  IE599 se bo priložilo v primeru rednega oz. poenostavljenega
  postopka (dokončna deklaracija), v primeru dopolnilnih deklaracij pa
  se priloži sporočilo IE513.

  
  

• Nastavitve poštnega
  strežnika:

  
  

  – naslov strežnika: vpisati je
  potrebno naslov SMTP strežnika, ki ga uporabljate za elektronsko
  pošto (npr. mail.siol.net)

  
  

  – vrata: vpiše se
  številka vrat (običajno 25)

  
  

  – uporabniško ime/geslo:
  vpiše se uporabniško ime in geslo za dostop do SMTP
  strežnika (običajno vnos ni potreben)

  
  

  – X.400 uporabniško ime:
  polja ni potrebno izpolniti (podatek vpišejo samo tisti
  uporabniki, ki uporabljajo obveščanje preko sistema X.400)

  
  

Podatke shranite z ukazom Shrani.

Šifrant Osebe

V primeru, da je izbrana nastavitev, da se pri pošiljanju
obvestil uporabi e-naslov osebe, ki je izdelala AES deklaracijo, je
potrebno v šifrantu oseb vsem
osebam, ki izdelujejo AES deklaracije vpisati naslov elektronske
pošte. Odprite šifrant oseb z ukazom Šifranti
/ Vsi šifranti
/ Splošni /
Osebe-splošni.

Poiščite osebo in jo
odprite z ukazom Uredi:

Opis posameznih polj:

• E-pošta: vpiše
  se naslov elekronske pošte. Pri
  vnosu naslova elektronske pošte bodite pozorni, saj program
  ne more preveriti pravilnosti vpisanega naslova.

  
  

Podatke shranite z ukazom Shrani.

Šifrant Stranke

Vsebina obvestila, nastavljena v
programskih nastavitvah, velja za vse stranke, lahko pa nastavimo
tudi vsebino obvestila ločeno za posamezno stranko (npr. za tujo
stranko vpišemo besedilo npr. v angleškem jeziku). V
tem primeru je potrebno odpreti
šifrant strank z ukazom Šifranti /
Vsi šifranti /
Splošni /
Stranke.

Poiščite
stranko z ukazom Išči in
jo odprite z ukazom Uredi.
Nato izberite zavihek AES Obveščanje:

Opis posameznih polj:

• Uporabi privzeto iz
  programskih nastavitev: na voljo sta dve možnosti:

  
  

  – da (vključeno):
  uporabijo se skupne nastavitve. V tem primeru ostalih polj ni
  potrebno izpolniti.

  
  

  – ne:
  skupne nastavitve se ne upoštevajo. V tem primeru je potrebno
  izpolniti polja v nadaljevanju.
  

  
  

• Zadeva:
  vpišemo naslov (subject) obvestila

  
  

• Vsebina: vpišemo
  vsebino obvestila

  
  

• Pripete datoteke: izberemo
  priloge, ki jih bo program priložil obvestilu. Poleg obveznega
  sporočila IE599 lahko izberemo tudi izpis (običajno List 3).

  
  

Podatke
shranimo z ukazom Shrani.

Šifrant Strank – prejemniki
obvestil

V šifrantu strank je potrebno za vsako stranko, za katero
želimo vključiti avtomatsko obveščanje, vpisati osebe (eno ali
več), ki bodo prejemale avtomatska obvestila o zaključku izvoza.
Odpreti je potrebno šifrant
strank z ukazom Šifranti /
Vsi šifranti /
Splošni /
Stranke.

Poiščite
stranko z ukazom Išči in
jo odprite z ukazom Uredi.
Nato izberite zavihek Osebe:

Opis posameznih polj:

• Naziv:
  vpiše se naziv prejemnika (npr. ime in priimek odgovorne
  osebe izvoznika)

  
  

• E-pošta: vpiše
  se naslov elektronski pošte. Pri vnosu naslova elektronske
  pošte bodite pozorni, saj program ne more preveriti
  pravilnosti vpisanega naslova.
  

  
  

• AES obveščanje: če
  je polje označeno, bo oseba vključena v avtomatsko obveščanje

  
  

Vpisati je možno več oseb (z ukazom
Dodaj). Podatke
nato shranimo z ukazom Shrani.

Vpisane podatke bo program upošteval
pri izdelavi nove AES deklaracije za izbrano stranko (program
bo osebe, ki imajo označeno polje AES obveščanje
dodal na AES deklaracijo v polje
2.Obvestiti )

2.) Samodejno pošiljanje
obvestila IE599

Samodejno pošiljanje obvestila
IE599 se vrši glede na vpisane podatke v polju 2.Pošiljatelj
– Obvestiti v AES deklaraciji: prejeto sporočilo IE599 se
bo samodejno poslalo osebam, ki so vpisane v tem polju.

Pri izdelavi nove deklaracije
preverite polje 2.Pošiljatelj-Obvestiti:

Polje Obvestiti bo program izpolnil
glede na izbranega pošiljatelja iz šifranta strank, polje pa je možno izpolniti tudi ročno. Pri vnosu naslovov elektronske pošte bodite pozorni, saj program ne more preveriti pravilnosti vpisanega naslova. Vpiše se lahko več oseb:

Samodejno pošiljanje obvestila IE599 deluje tako, da program ob prejemu obvestila IE599 preveri polje 2.Pošiljatelj-Obvestiti v AES deklaraciji, na katero se nanaša sporočilo IE599. Če je polje izpolnjeno, program pošlje obvestilo na vse vpisane e-naslove.
Status AES deklaracije se bo spremenil v:

• 16–Obvestilo poslano
  ali

  
  

• 17–Pošiljanje
  obvestila neuspešno (v
  primeru napake pri pošiljanju) ali

  
  

• 14-Zaključeno (če
  deklaracija ni vključena v samodejno obveščanje, ker polje
  2.Pošiljatelj-Obvestiti v
  AES deklaraciji ni izpolnjeno)
  
  

  
  

Opomba. Zaradi morebitnih omejitev prejemanja elektronske pošte na strani prejemnika (npr. anti-spam filtriranje), predlagam, da pri prvem pošiljanju obvestila preverite (po telefonu), če je prejemnik dejansko prejel poslano obvestilo.

3.) Ročno pošiljanje
obvestila IE599

Na voljo je tudi možnost „ročnega“
pošiljanja obvestila IE599. To možnost se lahko izkoristi npr.
za pošiljanje obvestila za deklaracije, ki so bile izdelane
pred vključitvijo avtomatskega pošiljanja obvestila (v
deklaraciji ni bil vpisan elektronski naslov prejemnika obvestila),
ali pa npr. v primeru, če je potrebno ponovno poslati že poslano
obvestilo. Pogoj za ročno pošiljanje obvestila je prejeto
sporočilo IE599 (ročno pošiljanje obvestila ni mogoče, če
oz. dokler ne prejmete obvestila IE599).

Postopek ročnega pošiljanja
je potrebno izvesti za vsako deklaracijo posebej. Najprej je
potrebno poiskati deklaracijo, za katero želite poslati obvestilo.

Obvestilo se nato pošlje z
ukazom RIP / Pošlji obvestilo o prispetju:

Odpre se okno za vpis podatkov:

Opis posameznih polj (program vnaprej
izpolni polja glede na vpisane podatke v izvozni deklaraciji in
programskih nastavitvah):

• Pošiljatelj:
  vpiše se podatke o pošiljatelju obvestila
  

  
  

• Obvestiti: vpiše
  se e-naslov prejemnika obvestila. Pri vnosu naslova elektronske
  pošte bodite pozorni, saj program ne more preveriti
  pravilnosti vpisanega naslova. Po potrebi se lahko vpiše
  več prejemnikov.

  
  

  

  
  

• Zadeva:
  vpiše se naslov (subject) obvestila

  
  

• Vsebina: vpiše se
  vsebino obvestila

  
  

• Pripete datoteke: izbrati
  je potrebno priloge, ki jih bo program priložil obvestilu. Poleg
  obveznega sporočila IE599 se lahko izbere tudi izpis (običajno List
  3). Izbrani izpis se obvestilu priloži v pdf obliki.

  
  

Obvestilo nato pošljemo z
ukazom Pošlji.

Program bo obvestilo poslal na vse
vpisane e-naslove prejemnika, status deklaracije pa se spremeni v
16–Obvestilo poslano (oz.
v primeru napake pri pošiljanju v 17–Pošiljanje
obvestila neuspešno).



Opomba. Zaradi morebitnih omejitev prejemanja elektronske pošte na strani prejemnika (npr. anti-spam filtriranje), predlagam, da pri prvem pošiljanju obvestila preverite (po telefonu), če je prejemnik dejansko prejel poslano obvestilo.

Pripravil: Tomaž Leban

Ljubljana, 3. december 2007

TRINET Informatika, d.o.o.